Avant d'ouvrir l'IA à vos équipes : les 12 réglages à faire dans vos comptes.

Commençons par ce que personne ne dit assez clairement : la protection de vos données ne se joue pas dans une case à cocher, elle se joue dans le choix du plan. Un compte personnel bien paramétré reste un compte personnel — vous ne pouvez pas vérifier son état, vous ne pouvez pas l'auditer, vous ne pouvez pas le récupérer quand le salarié part. Un compte professionnel mal paramétré, au moins, se rattrape en une console.

Et l'enjeu n'est pas théorique. La CNIL, dans ses questions-réponses sur l'usage d'un système d'IA générative, est explicite sur le point qui compte pour un dirigeant : c'est l'organisme utilisateur qui engagera sa responsabilité légale en cas de mauvais usage par un salarié. Pas l'éditeur, pas le salarié. Vous. Ce qui fait du paramétrage un acte de direction, pas une tâche informatique.

Les trois questions à trancher avant d'acheter le premier compte

Avant d'ouvrir une console, trois décisions. Elles prennent une réunion de trente minutes et elles déterminent tout le reste.

Quelles catégories de données vont réellement entrer dans l'outil ?

La réponse change radicalement le niveau d'exigence. Une équipe marketing qui reformule des textes publics n'a pas les mêmes besoins qu'un service RH qui manipule des dossiers de candidats, ou qu'un cabinet qui traite des données couvertes par un secret professionnel. Faites la liste des trois ou quatre catégories dominantes, et posez pour chacune la question : si cette donnée sortait, qu'est-ce que ça coûterait ? C'est exactement l'exercice du feu tricolore que nous détaillons dans notre guide de l'IA et du RGPD, avec les trois règles qui suffisent à une PME.

Qui aura la main sur la console ?

Un déploiement sans propriétaire identifié dérive en trois mois. Il faut une personne nommée, qui détient les accès administrateur, qui valide les connecteurs et qui fait le contrôle trimestriel décrit plus bas. Ce n'est pas forcément un profil technique : c'est le rôle que nous appelons le référent IA interne, avec ses cinq missions et le temps qu'il faut y consacrer.

Combien de comptes, et pour qui d'abord ?

Acheter quarante licences le premier jour est l'erreur la plus coûteuse et la plus fréquente. La dotation se construit — c'est un sujet à part entière, que nous traitons dans notre méthode de dotation en licences IA, poste par poste. Pour le paramétrage, retenez seulement ceci : mieux vaut huit comptes bien configurés et huit personnes formées que quarante comptes ouverts dont six servent.

Pourquoi le mélange comptes personnels / comptes d'entreprise vous expose

Dans la plupart des PME que nous rencontrons, l'IA est déjà là. Pas par décision, par initiative : des salariés se sont inscrits avec leur adresse professionnelle, parfois personnelle, sur une offre gratuite. C'est ce que le vocabulaire du secteur appelle le shadow AI, et l'interdire aggrave systématiquement la situation.

Le problème n'est pas la mauvaise intention, il est structurel. Sur un compte personnel :

• vous ne savez pas quel est l'état du réglage de réutilisation des données, et vous ne pouvez pas le vérifier ;
• vous n'avez aucun accord de traitement des données à produire en cas de contrôle ;
• les conversations appartiennent au compte, donc à la personne : le jour de son départ, l'historique part avec elle ;
• vous ne pouvez pas révoquer l'accès, ni exporter, ni faire supprimer ;
• rien ne vous alerte si un connecteur est branché sur une boîte mail professionnelle.

La bascule vers des comptes professionnels n'est pas un achat de confort, c'est le passage d'une situation non gouvernable à une situation gouvernable.

Les 12 réglages, un par un

Chaque réglage ci-dessous se fait une fois, se vérifie ensuite. Les intitulés exacts et les chemins de clics changent d'un éditeur à l'autre et d'un trimestre à l'autre : nous donnons donc ce qu'il faut obtenir, pas une suite de captures qui serait périmée dans six mois.

1. Prendre un plan professionnel, pas un plan personnel remboursé en note de frais

C'est le réglage qui conditionne les onze autres. Un abonnement individuel payé par l'entreprise reste juridiquement un compte grand public : pas de console d'administration, pas d'accord de traitement des données opposable, pas de révocation. Le surcoût par utilisateur est réel ; l'absence de gouvernance l'est aussi.

2. Couper la réutilisation des données pour l'entraînement — et vérifier l'état par défaut

Sur les offres professionnelles, l'engagement est en général l'inverse de ce que craignent les dirigeants : Microsoft écrit explicitement que les requêtes, les réponses et les données consultées via Microsoft Graph ne servent pas à entraîner les modèles de fondation de Microsoft 365 Copilot. OpenAI annonce de son côté que les données des offres professionnelles et de l'API ne servent pas à l'entraînement sauf choix explicite du client. Anthropic indique que, sur ses produits grand public, l'amélioration des modèles à partir de vos données n'est pas activée par défaut et requiert une autorisation explicite.

Le geste utile n'est donc pas de « désactiver » quelque chose partout, c'est de constater l'état, le documenter, et l'archiver avec la date. C'est cette trace qui vous servira, pas votre souvenir.

3. Fixer une durée de conservation des conversations

Le RGPD ne tolère pas la conservation indéfinie « au cas où ». Les offres professionnelles permettent de piloter la rétention : chez Microsoft 365 Copilot, l'historique d'activité est stocké aux mêmes conditions contractuelles que le reste de vos contenus Microsoft 365, et les administrateurs peuvent y appliquer des stratégies de conservation via Microsoft Purview. Décidez d'une durée, écrivez-la dans votre politique, appliquez-la.

4. Décider du sort de l'historique et de la mémoire

Les fonctions de mémoire persistante sont utiles — c'est le principe même du second cerveau, cette IA qui finit par connaître votre entreprise — mais elles créent un stock de contexte qui vit hors de vos systèmes. Tranchez explicitement : mémoire activée pour quels usages, désactivée pour lesquels. Chez Microsoft 365 Copilot, les utilisateurs peuvent supprimer leur propre historique d'activité depuis le portail Mon compte : sachez-le avant qu'on vous le demande.

5. Récupérer le DPA et l'archiver

L'accord de traitement des données — Data Processing Agreement — est le document qui matérialise la relation de sous-traitance au sens du RGPD. La CNIL invite précisément les organisations à s'interroger sur leur rôle et celui du fournisseur vis-à-vis des traitements de données personnelles, et à mettre en place les arrangements contractuels correspondants. Les grands éditeurs en publient un ; OpenAI met le sien à disposition dans sa documentation juridique. Téléchargez-le, datez-le, rangez-le avec vos contrats. Un DPA que vous ne savez pas retrouver ne vous protège pas.

6. Choisir la résidence des données et vérifier ce qu'elle couvre

C'est le réglage où la nuance vaut de l'argent. Microsoft indique que Microsoft 365 Copilot est, pour les clients de l'Union européenne, un service couvert par la frontière européenne des données, le trafic européen restant à l'intérieur de cette frontière — mais la même documentation précise que les modèles fournis par Anthropic en tant que sous-traitant sont actuellement exclus de cette frontière. Autrement dit : activer un modèle tiers dans Copilot peut modifier votre situation de résidence sans que personne ne vous le signale.

Côté OpenAI, la résidence européenne est annoncée pour ChatGPT Enterprise, ChatGPT Edu et la plateforme API. L'offre ChatGPT Business, celle que viserait naturellement une PME de quarante personnes, ne figure pas dans cette annonce : à vérifier auprès de l'éditeur avant de s'engager, c'est exactement le genre de détail qui distingue deux plans au même prix apparent. Si la souveraineté est un critère dominant chez vous, l'arbitrage se pose autrement — nous l'avons documenté dans notre dossier sur Mistral AI et l'IA souveraine pour une PME.

7. Verrouiller l'authentification et le provisionnement des comptes

Authentification unique quand l'offre le permet, double facteur sinon, et surtout : création et suppression des comptes rattachées à votre processus d'arrivée et de départ. Un accès IA oublié à la sortie d'un salarié est une porte ouverte sur du contexte d'entreprise.

8. Contrôler les connecteurs et les agents tiers

C'est le réglage le plus négligé et le plus conséquent. Un connecteur branche l'outil d'IA sur votre messagerie, votre espace de fichiers, votre CRM. Un agent tiers est un composant que vous n'avez pas écrit et dont vous n'avez pas lu les conditions. Microsoft documente que l'administrateur peut, depuis la section des applications intégrées du centre d'administration Microsoft 365, consulter les permissions et les accès aux données requis par un agent, ses conditions d'utilisation et sa politique de confidentialité — et garde le contrôle total de la liste des agents autorisés. Fermez par défaut, ouvrez au cas par cas.

9. Cadrer le partage interne des assistants

Dès que vos équipes créent des assistants configurés pour un poste, la question du partage se pose : qui peut publier pour toute l'entreprise, qui valide, que devient l'assistant quand son auteur part. Le sujet mérite sa propre méthode — voir comment construire un assistant IA pour un poste précis et comment en faire une bibliothèque de prompts qui devient un actif de l'entreprise.

10. Activer la journalisation et savoir qui peut lire quoi

Deux choses différentes, souvent confondues. La journalisation sert à répondre à « que s'est-il passé » ; les droits de lecture déterminent qui peut consulter les conversations des autres. Décidez des deux avant l'ouverture, écrivez-le, et dites-le aux équipes — un dispositif de traçabilité découvert après coup détruit la confiance plus sûrement qu'il ne protège l'entreprise.

11. Traiter les comptes personnels déjà en place

Ne les supprimez pas d'autorité. Recensez, expliquez, migrez, puis fermez. La méthode d'atterrissage est celle que nous décrivons pour embarquer une équipe sans la braquer : on ne gagne rien à transformer des utilisateurs pionniers en fraudeurs.

12. Préparer la sortie : révocation, export, suppression

Avant d'entrer, sachez comment vous sortirez. Trois questions à poser à l'éditeur, par écrit : comment récupérer les contenus créés, dans quel délai les données sont supprimées après résiliation, et qui doit en faire la demande. Le jour où vous changez d'outil, ces réponses valent plus que tout le reste.

ChatGPT, Claude, Copilot, Gemini : ce que chaque éditeur documente

Le tableau ci-dessous ne donne pas de chemins de clics : ils changent trop vite pour être honnêtes. Il donne ce que chaque éditeur publie et où le vérifier, ce qui est l'information durable.

État de la documentation publique des éditeurs consultée le 27 juillet 2026. Les mentions « à vérifier » signalent une information que nous n'avons pas pu établir sur une source officielle accessible à cette date — nous préférons le dire plutôt que de combler le vide.

Une remarque sur ce tableau, qui vaut pour tout le sujet : ces engagements évoluent. Le comparatif détaillé des quatre outils, critère par critère, est tenu à jour dans notre comparatif ChatGPT, Claude, Copilot et Mistral pour une PME et dans le comparateur d'outils IA.

Le document contractuel à récupérer et à ranger

Voici le message à envoyer si vous n'avez pas encore le vôtre. Il fonctionne pour n'importe quel éditeur.

Objet : accord de traitement des données et résidence — [nom de l'offre souscrite]

Bonjour,

Nous utilisons [offre] pour [nombre] utilisateurs. Dans le cadre de notre
conformité au RGPD, pourriez-vous nous transmettre ou m'indiquer où récupérer :

1. l'accord de traitement des données (DPA) applicable à notre offre, avec sa
   date de version en vigueur ;
2. la liste des sous-traitants ultérieurs et leur localisation ;
3. la confirmation écrite que les contenus de notre organisation ne sont pas
   utilisés pour l'entraînement des modèles, et la référence contractuelle
   correspondante ;
4. les options de résidence des données disponibles pour notre offre précise,
   et ce qu'elles couvrent (stockage au repos, traitement d'inférence) ;
5. les durées de conservation applicables et la procédure de suppression
   en cas de résiliation.

Merci d'avance.

Rangez les réponses au même endroit que votre politique interne d'usage de l'IA. Si vous n'en avez pas encore, c'est le moment : une page suffit, et nous en donnons les six rubriques. Et si votre effectif relève de l'obligation de maîtrise de l'IA prévue par le règlement européen, sachez que ce classeur en fait partie — voir ce que l'AI Act exige réellement en matière de formation.

Ce qu'aucun réglage ne couvrira jamais

C'est le point aveugle de tous les tutoriels. Aucune case à cocher n'empêchera un salarié de coller dans un outil une donnée qui n'avait rien à y faire. La CNIL le dit d'ailleurs sans détour : les organisations doivent proscrire le partage d'informations confidentielles ou de données personnelles lors de l'usage de services publics d'IA, et familiariser les utilisateurs finaux avec le fonctionnement et les limites de ces systèmes — usages autorisés, usages interdits, façon dont les réponses sont produites.

Trois interdits qui ne se paramètrent pas et qui doivent donc s'apprendre :

• Aucune décision sur une personne prise par un outil. Tri de candidatures, évaluation, sanction : l'IA prépare, un humain décide. Microsoft va jusqu'à indiquer restreindre l'usage de ses modèles pour produire des inférences ou des jugements sur la performance, l'attitude ou l'état émotionnel d'un salarié. C'est le cadre que nous détaillons pour le recrutement assisté par IA et pour la préparation des entretiens annuels.
• Aucun envoi sans relecture humaine. Un message part avec votre nom et engage l'entreprise. La règle vaut pour la gestion des e-mails comme pour le reste.
• Aucune donnée soumise qu'on n'aurait pas le droit de partager. Formulation de la CNIL, et meilleur test mental disponible : aurais-je le droit d'envoyer cette information à ce prestataire par e-mail ? Si non, elle n'entre pas dans l'outil.

Ces trois règles ne sont pas des contraintes techniques, ce sont des réflexes professionnels. Ils s'acquièrent en atelier, pas en note de service — c'est précisément la différence que nous documentons dans l'anatomie d'une formation qui ne laisse aucune trace.

Un dernier cadrage, pour éviter un faux sentiment de sécurité : ces douze réglages durcissent l'outil d'IA, pas l'entreprise autour. Un compte parfaitement paramétré sur un poste dont le mot de passe est partagé, ou dans une entreprise dont la sauvegarde n'a jamais été restaurée pour de vrai, ne protège rien. C'est le socle de sécurité qui entoure ces réglages, ANSSI et CNIL à l'appui, qui décide du niveau réel — et il se tient sans direction informatique.

Vérifier que c'est appliqué : dix minutes par trimestre

Un paramétrage se dégrade tout seul : les éditeurs changent leurs interfaces, ajoutent des fonctions activées par défaut, et vos équipes branchent des connecteurs. Le contrôle trimestriel est ce qui fait la différence entre une configuration et une gouvernance.

1. Liste des comptes actifs : correspond-elle à la liste des salariés ?
   Un départ non révoqué ?
2. Réglage de réutilisation des données : toujours dans l'état attendu ?
   Capture d'écran datée, classée.
3. Connecteurs et agents actifs : un nouveau depuis le dernier contrôle ?
   Qui l'a ajouté, avec quelle validation ?
4. Modèles tiers activés : changent-ils quelque chose à la résidence
   des données ?
5. Durée de conservation : la politique est-elle toujours appliquée ?
6. Nouvelles fonctions apparues dans l'outil depuis trois mois : une
   activée par défaut qui mériterait un arbitrage ?
7. Comptes personnels : un nouveau compte gratuit repéré dans l'entreprise ?

Trace : une ligne par trimestre dans un tableau, avec la date et le nom
du vérificateur. C'est ce tableau qu'on montre en cas de contrôle.

Dix minutes, quatre fois par an. C'est aussi l'un des indicateurs qui a sa place dans le tableau de bord du dirigeant.

Le message à envoyer le jour de l'ouverture

Le paramétrage est invisible pour les équipes. Ce qu'elles retiennent, c'est le message d'ouverture. Il doit dire trois choses : ce qui est permis, ce qui ne l'est pas, et à qui on demande quand on doute.

Objet : vos accès à [outil] sont ouverts — ce qui est cadré

Bonjour à tous,

À partir d'aujourd'hui, [outil] est disponible sur vos comptes
professionnels. Trois choses à savoir.

Ce que nous avons vérifié pour vous : nos contenus ne sont pas utilisés
pour entraîner les modèles, la durée de conservation est fixée à
[durée], et le contrat de traitement des données est signé et archivé.
Vous pouvez utiliser l'outil sereinement dans ce cadre.

Ce qui reste de votre ressort : n'y saisissez que des informations que
vous auriez le droit d'envoyer à un prestataire externe. Aucune décision
concernant une personne ne se prend avec l'outil. Rien ne part à un
client sans votre relecture.

Ce qui remplace l'ancien usage : si vous utilisiez un compte personnel
pour le travail, fermez-le et dites-le à [référent] — sans aucun
problème, c'est justement pour ça que nous ouvrons des comptes
professionnels.

Une question, un doute, une idée d'usage : [référent], [contact].

Ce message a une vertu qui dépasse la conformité : il transforme un sujet anxiogène en cadre clair. Et un cadre clair est la condition pour que les gens osent essayer — le reste, c'est-à-dire les gestes qui font réellement gagner des heures, s'apprend ensuite, poste par poste. C'est l'objet de nos parcours métiers, dont celui de la direction, et vous pouvez situer votre point de départ en dix minutes avec le test de maturité IA.